¿Qué es un sistema de gestión de pedidos?
Un sistema de gestión de pedidos ayuda en la administración de pedidos, desde su aceptación hasta el envío del producto final. Esta aplicación brinda herramientas personalizadas y acordes a las necesidades requeridas por cada empresa.
El uso de este software se ha vuelto imprescindible para la venta onmical, aquella que recibe pedidos de diversos canales: pedidos online de diferentes puntos de venta físicos o centros logísticos. Estas herramientas se incluyen en las plataformas de comercio electrónico o los softwares retail, los cuales, son bastante específicos para cada tipo de venta.
Funciones del Sistema de gestión de pedidos
- Procesos de ventas automatizados: Automatiza todo el proceso de venta haciendo un seguimiento de todos los aspectos de cada venta, incluyendo los productos solicitados, los pagos realizados y el estado de la entrega.
- Control de inventario: Controla los niveles de inventario pidiendo automáticamente una nueva orden cuando los artículos se están agotando, haciendo que garantice el éxito del cumplimiento de los pedidos.
- Gestión de relaciones con los clientes: Gestiona todos los aspectos del proceso de compra de un cliente, desde la generación de clientes potenciales hasta la retención y la venta cruzada.
- Automatización de ventas: Reduce la carga de trabajo facilitando los pedidos de productos, la comunicación con los clientes y la gestión de los pagos.
- Envío y recepción: Se obtiene visibilidad de los envíos y recibos, accediendo a actualizaciones en tiempo real sobre el estado de cada envío, y recibe alertas cuando surjan problemas.
- Cobros: Recauda fácilmente los pagos con tarjeta de crédito, PayPal, transferencias bancarias, contra entrega, o cualquier otra opción de pago.
- Seguimiento de documentos: Realiza un seguimiento de todo lo relacionado con tus documentos a medida que pasan por las diferentes etapas de producción. Desde el seguimiento del progreso de cada documento hasta saber quién ha visto cada archivo, las empresas y los fabricantes estarán actualizados.
- Informes avanzados: Analiza el rendimiento e identifiquen las áreas de mejora. Cabe señalar que, los informes pueden incluir lo siguiente: productos principales, clientes principales, pedidos principales, páginas principales, países principales, marcas principales, categorías principales, vendedores principales, canales principales, días principales, etc.
- Aplicaciones móviles: Facilidad de acceso a los datos desde cualquier lugar. Asimismo, con las aplicaciones móviles, las empresas pueden consultar su historial de ventas y revisar las listas de clientes, pedir nuevos productos, actualizar su catálogo de productos, enviar correos electrónicos, crear facturas, aceptar pedidos.
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Proceso para la gestión de pedidos
La clave para una gestión de pedidos eficiente se debe a una serie de pasos sincronizados, procesos fluidos y una comunicación constate. Esto con el objetivo de crear un proceso eficaz que va desde el pedido hasta el pago, es decir, entre más fluido y rápido sea el proceso más pedido podrá procesas la empresa.
Para una correcta gestión de pedidos se deben realizar una serie de pasos para poder mejorar la eficiencia. A continuación, te brindaremos los pasos a seguir:
El proceso empieza cuando un cliente hace un pedido ya sea en línea, en tienda o por teléfono con un empleado del servicio de atención al cliente, posteriormente, los datos del cliente se archivan incluidos el historial de pedidos, el volumen de los mismos y las preferencias de pago. Finalmente, el pedido del cliente se envía al almacén.
- Segundo paso:
Aquí, un encargado del almacén comprueba el inventario y registra el abastecimiento continuo de los proveedores. Si el stock es escaso o se agota por completo debido a un pedido grande, entonces se hará un nuevo pedido al departamento de adquisiciones.
El proceso empieza cuando un cliente hace un pedido ya sea en línea, en tienda o por teléfono con un empleado del servicio de atención al cliente, posteriormente, los datos del cliente se archivan incluidos el historial de pedidos, el volumen de los mismos y las preferencias de pago. Finalmente, el pedido del cliente se envía al almacén.
- Cuarto paso
Aquí, un encargado del almacén comprueba el inventario y registra el abastecimiento continuo de los proveedores. Si el stock es escaso o se agota por completo debido a un pedido grande, entonces se hará un nuevo pedido al departamento de adquisiciones.
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En la actualidad un sistema de gestión de pedido es muy importante para las empresas, pues significa que el cliente confía en poder pedir lo que desee, cuando este lo requiera y desde la plataforma que él quiera. Ante esto, se ha demostrado que el número de personas que utilizan el comercio electrónico es del 73 al 87 %, una cifra que se espera vaya en aumento en los siguientes años.
Fuentes
